Kantor Maya (Office Automation)

Otomatisasi berawal dari lingkungan pabrik yang kemudian berkembang ke lingkungan perkantoran yang dikenal dengan Office Automation.

Awalnya, Office Automation dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretariat dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai. Semua pemakai Office Automation ini menggunakannya untuk meningkatkan produktifitas mereka.

Secara umum Office Automation dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven) sehingga dokumen yang di-pergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy, melainkan dalam bentuk elektronik.

Kemampuan Office Automation untuk menghubungkan orang secara elektronik telah mem-buka cara melakukan pekerjaan kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di mana pun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya.


KEUNTUNGAN
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial

Empat keuntungan yang pertama adalah yang diterima perusahaan, yang kelima adalah keutungan seorang pegawai yang tadinya sulit memperoleh pekerjaan karena keterbatasan fisik.


KERUGIAN

1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja yang rendah
4. Ketegangan keluarga

semua kerugian adalah kerugian pegawai. agar implementasi office automation berhasil, perusahaan harus memperhatikan faktor-faktor tersebut.


STRATEGI IMPLEMENTASI

1.Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan sumber daya ke akses informasi
3. Sediakan perlengkapan nonkomputer
4. Gunakan konferensi telepon atau video
5. Jadualkan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

lima strategi yang pertama tanggung jawab perusahaan. strategi yang kelima adalah tanggung jawab pegawai


PERKEMBANGAN OFFICE AUTOMATION

1. Pengolahan Kata (Word Processing)
2. Surat Elektronik (e-mail)
3. Voice Mail
4. Kalender elektronik (electronic calendaring)
5. Konferensi audio
6. Konferensi video
7. Konferensi Komputer
8. Transmisi Faximilie
9. Videotex
10. Pencitraan (imaging)
11. Dekstop publishing



OFFICE AUTOMATION
DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN

FUNGSIONALITAS OFFICE AUTOMATION

Fungsionalitas Office Automation di lingkungan Pemerintahan:

1. Mengelola dokumen masuk (incoming document)
2. Mengelola dokumen keluar (outgoing document)
3. Mengelola dan memonitor perjalanan proses dokumen
4. Mengelola pengkategorian dokumen Pendelegasian tugas/wewenang


KEUNTUNGAN OFFICE AUTOMATION

1. Service Improvement
Peningkatan pelayanan terhadap masyarakat dapat lebih ditingkatkan karena proses bisnis tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan secara otomatis/elektronis.

2. Revenue Improvement
Dengan aplikasi Office Automation, kinerja/performansi Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlibat dalam alur kerja yang terkait dapat dimonitor serta waktu yang dibutuhkan dalam memproses suatu perkerjaan menjadi lebih cepat

3. Cost Reduction
Aplikasi Office Automation dapat mengurangi biaya penggunaan kertas (paperless) dan beberapa alat-alat kantor lainnya yang berhubungan dengan proses manual.

4. SDM Improvement
SDM dapat lebih fokus pada proses bisnis, bukan pada bagaimana mengarsipkan dokumentasi.


APLIKASI OFFICE AUTOMATION

Jenis-jenis Aplikasi Office Automation yang dapat dikembangka di Lingkungan Pemerintahan antara lain:
1. Nota dinas
2. Disposisi
3. Permohonan cuti
4. Perjalanan dinas
5. Procurement (pelelangan)
6. Perizinan


Sumber Referensi :
1. Raymond McLeod, Jr., George Schell, Sistem Informasi Manajemen, Edisi Kedelapan, Prentice Hall, 2001
2. http://www.iconpln.net.id