Sosialiasi Lelang Elektronik (Procurement)

Lelang elektronik atau procurement adalah metode pelelangan pengadaan barang secara elektronik. pengertian secara elektronik adalah menggunakan sistem komputer. Terdapat 1 aplikasi yang digunakan untuk pelelangan. Ada beberapa bagian dalam pelelangan secara elektronik yaitu penerapan secara penuh dan penerapan secara parsial. Penerapan secara penuh adalah penerapan pelelangan yang dilakukan dari mulai pengumuman pelelangan, pendaftaran, penerimaan berkas, evaluasi dan pengumuman pemenang. Penerapan secara parsial adalah penerapan pelelangan yang dilakukan mulai dari pengumuman pelelangan, pendaftaran dan pengumuman pemenang, untuk penerimaan berkas dan evaluasi masih dilakukan secara manual.

Ada beberapa plus minus dalam pelaksanaan penerapan secara penuh dan parsial. Penerapan secara penuh menjadikan proses pelelangan tidak dapat diintervensi oleh siapapun karena semua sudah dilakukan oleh sistem sedangkan secara parsial masih bisa dilakukan intervensi untuk mendapatkan pemenang sesuai dengan pesanan atau permintaan. kelemahan dari penerapan secara penuh adalah sistem tidak bisa mendeteksi kualitas dari suatu barang yang ditawarkan hanya berdasarkan harga penawaran, sehingga kualitas barang yang diberikan/dihasilkan tidak sepenuhnya memuaskan.

Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau dan Pemerintah Kota Batam memilih penerapan secara penuh dengan pertimbangan pelaksanaan pengadaan barang dapat berjalan secara jujur dan adil.

Agar pelaksanaan lelang secara elektronik dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu dilakukan sosialisasi kepada kalangan dunia usaha dan aparat pemerintah yang melaksanakan pelelangan. Sosialisasi dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman kalangan dunia usaha dan aparat pemerintah latar belakang, maksud dan tujuan serta prosedur tata cara pelaksanaan lelang elektronik dilaksanakan.

Untuk kalangan dunia usaha, sosialiasi dimaksudkan agar kalangan dunia dapat mempersiapkan segala sesuatu mulai dari administrasi hingga kemampuan karyawan-karyawannya dalam mengoperasikan dan menggunakan sistem aplikasi lelang secara elektronik. Kalangan dunia usaha juga diharapkan mampu dan memahami alur proses dalam pelaksanaan lelang secara elektronik sehingga mampu dan dapat mengawasi pelaksanaannya.

Aparat pemerintah yang dalam hal ini panitia pengadaan barang diharapkan dapat mengerti dan memahami alur proses pengadaan secara elektronik yang sebelumnya dilakukan secara manual. Pelelangan secara elektronik tetap berdasarkan Keppres No.80 Tahun 2003 untuk proses dan persyaratan. Hal yang menjadi perhatian aparat pemerintah adalah evaluasi. Aparat pemerintah harus dapat melaksanakan evaluasi melalui sistem aplikasi lelang secara elektronik.

Sosialiasi lelang elektronik oleh Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau bekerja sama dengan Pemerintah Kota Batam diselenggarakan di Lantai 2 Hotel Goodway Nagoya pada tanggal 23 Desember 2008 mulai pukul 13.30 WIB sampai dengan pukul 17.30 WIB. Hotel Goodway yang terletak di pusat kota Nagoya merupakan tempat yang tepat karena mudah dijangkau oleh kendaraan umum sehingga peserta yang tidak memiliki atau membawa kendaraan.

Kapasitas ruangan yang tersedia sekitar 500 orang cukup untuk menampung seluruh peserta yang berjumlah sekitar 250 orang yang dibagi 2 kelompok, kelompok pertama dari kalangan dunia usaha dan kelompok kedua dari kalangan pemerintahan. Dari kalangan dunia usaha diwakili oleh kelompok-kelompok dan asosiasi usaha.

Sosialiasi dibuka oleh pejabat dari Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau dan dihadiri oleh Wakil Walikota Batam. Narasumber yang hadir dalam sosialasi dari Bapenas dan Lembaga Sandi Negara. Dalam sambutannya Wakil Walikota Batam menceritakan pengalaman dalam mennggali informasi tentang sistem aplikasi lelang elektronik ke 3 tempat yaitu ke Bapenas, Departemen Kominfo dan Kota Surabaya. Wakil Walikota Batam juga memberikan pendapat tentang kelebihan dan kekurangan dari masing-masing aplikasi.

Narasumber dari Bapenas menjelaskan latar belakang dari pelaksanaan lelang secara elektronik dan juga memberikan gambaran keuntungan-keuntungan yang didapat oleh kalangan dunia usaha dan aparat pemerintah jika lelang secara elektronik di jalankan. Teknis pengamanan sistem aplikasi lelang secara elektronik dijelaskan oleh narasumber dari Lembaga Sandi Negara dengan tujuan agar pengguna memahami bahwa sistem aplikasi lelang secara elektronik aman terhadap gangguan-gangguan yang tidak diharapkan.

Dalam forum diskusi dan tanya jawab, peserta dari kalangan dunia usaha menceritakan pengalaman mengikuti lelang secara elektronik di Otorita Batam dengan harapan menjadi saran dan masukan kepada Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau dan Pemerintah Kota Batam agar pelaksanaan lelang secara elektronik di Pemprov Kepri dan Pemko Batam menjadi lebih baik. Sosialiasi ditutup dengan demo sistem aplikasi yang akan dipergunakan untuk pelelangan secara elektronik.

Batam, 23 Desember 2008